Mit Zoom und PowerPoint
Ende März – also mitten im Lockdown - erhielten wir als Vorstand einen Antrag auf Durchführung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung. Der Hamburger Ruderinnen- Club von 1925 e.V. ist ein Verein mit etwa 320 stimmberechtigten Mitgliedern. Wir mussten also mit deutlich über 100 Teilnehmerinnen planen – als Präsenzsitzung im April unmöglich. Die Versammlung fand schließlich am 30. September im hybriden Format statt, das den Vereinen aufgrund des Covid 19-Gesetzes derzeit auch ohne entsprechende Satzungsregelung ermöglicht, Versammlung in digitaler Form durchzuführen.
Für 100 Teilnehmerinnen kamen nur Räume in Frage, die sonst für 400 Personen zugelassen sind. Davon gibt es selbst in Hamburg nur eine begrenzte Anzahl. Wir fanden schließlich einen geeigneten Raum für 50 Personen, der zugleich das volle Equipment für eine Videokonferenz bereitstellte. Wir brauchten selbst nur Laptop und das Videokonferenz-Tool mitbringen. Geplant wurde eine umfangreiche Tagesordnung mit PowerPoint-Präsentation und mehreren Abstimmungen im Rahmen von Beschlussfassungen.
Reale oder digitale Teilnahme
Bei der Anmeldung konnte jedes Mitglied angeben, ob es digital oder präsent dabei sein möchte oder ob beides möglich sei. Dadurch konnten wir alle Teilnehmerinnen entsprechend ihrer Präferenzen und technischen Möglichkeiten aufteilen. Am Ende waren 50 Frauen im Saal und über 70 online anwesend.
Zur Technik: Unser Verein hat eine Lizenz bei Zoom, einer Software zur Durchführung von Videokonferenzen, gekauft, um Videokonferenzen durchführen zu können. Diese Lizenz wird aufgrund der aktuellen Pandemie selbstverständlich auch für andere virtuelle Sitzungen und Abstimmungen genutzt.
In der Vorbereitung des Remote-Parts der Mitgliederversammlung haben wir Meeting-Regeln und eine bebilderte Beschreibung zur Einwahl sowie zu den Funktionen im virtuellen Meeting erstellt und an alle Teilnehmerinnen versendet. Zudem gab es eine Störungshotline, die jedoch nicht in Anspruch genommen wurde.
Kameras für Vorstand und Publikum
Um den Teilnehmerinnen im Raum sowie im virtuellen Raum dieselbe Präsentation zu zeigen, wurde die Präsentation im Zoom Meeting geteilt und über den Beamer an die Wand im Raum projiziert. Über ein Mischpult waren zwei Kameras und zwei Mikrofone angeschlossen, damit die Teilnehmerinnen im Zoom Meeting sowohl die Präsentationen des Vorstandes auf der Bühne, als auch die Wortmeldungen aus dem Plenum hören und sehen konnten. Das Mischpult gab uns die Möglichkeit, zwischen den Kameras und den Mikros zu wechseln. Zudem wurden über das Mischpult die Lautsprecher angesteuert, sobald Wortmeldungen aus dem Zoom Meeting kamen. Hierzu haben sich die Teilnehmerinnen im Chat des Zoom Meeting angemeldet. Wichtig war hierbei eine klare Aufteilung der Verantwortung für die virtuelle Wortmeldeliste sowie die Bedienung des Mischpults.
Für die Abstimmungen haben wir die Umfragefunktion in Zoom genutzt. Die Umfrage erscheint bei den Teilnehmerinnen im virtuellen Meeting auf dem Monitor, sodass diese durch einen Klick ihre Stimme abgeben konnten. Das Ergebnis wurde zeitgleich über den geteilten Monitor allen Teilnehmerinnen virtuell und über den Beamer im Veranstaltungsraum gezeigt. Hierdurch konnten die Abstimmungen und Wahlen präsent und virtuell durchgeführt werden.
Nicht die letzte Hybrid-Versammlung
Fazit: Es lief deutlich besser als erwartet. Die Beteiligungsmöglichkeiten sind gut, Abstimmungen klappten auch online sehr gut. Wichtig sind eine gute Vorbereitung der Sitzung, online-Moderatoren, die sich mit dem gewählten Tool gut auskennen, eine professionelle Technik- und Medienausstattung im Saal und natürlich die Bereitschaft der Mitglieder, sich auf dieses Format einzulassen. Wir gehen davon aus, dass es nicht unsere letzte Hybrid-Versammlung war. Für einen Erfahrungsaustausch stehen wir anderen Vorständen gerne zur Verfügung unter: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.
Nina Becker (HRC)
